WebArs: Vom Workflow-Entwurf zur Umsetzung
Eine Workflow-Vorlage gibt einen nützlichen Ausgangspunkt. Ihre eigenen Datenfelder, Werkzeuge und Zuständigkeiten kennt sie jedoch nicht. WebArs unterstützt bei der individuellen technischen Umsetzung von Automatisierungen. Templates Plus ist ein Angebot von WebArs e.U.; dieser Beitrag erklärt, wie aus einer ausgewählten Prozessidee ein klarer Umsetzungsauftrag wird.
Zuerst den Typ der Vorlage klären
Eine beschreibende Prozessvorlage, ein systemneutraler Blueprint und eine importierbare Datei sind unterschiedliche Arbeitsmittel. Eine schöne Ablaufgrafik lässt sich nicht automatisch in Ihre Software laden. Selbst eine importierbare Datei benötigt passende Verbindungen, Einstellungen und Prüfungen für das eigene Umfeld.
Prüfen Sie deshalb vor der Anfrage, was tatsächlich vorliegt. Bei WebArs hilft diese Information, den Umfang einzuordnen: Soll eine vorhandene technische Lösung angepasst werden oder muss die inhaltliche Idee erst als lauffähiger Prozess umgesetzt werden? Diese Unterscheidung spart unnötige Erwartungen an einen einzelnen Download.
Die entscheidende Arbeit steckt in den Übergängen
Eine Vorlage kann vorsehen, dass nach einem Formular eine Aufgabe entsteht. Im eigenen Betrieb bleiben trotzdem Fragen offen: Welches Feld identifiziert den Kunden? Welche Angaben sind Pflicht? Wie wird eine bereits vorhandene Anfrage erkannt? Und wer bearbeitet einen Eintrag, der nicht eindeutig zugeordnet werden kann?
Genau diese Übergänge sollten in einem Projekt mit WebArs beschrieben werden. Das Ziel ist nicht, möglichst viele Anwendungen miteinander zu verbinden. Es ist ein verlässlicher nächster Arbeitsschritt, den das Team nachvollziehen und im Ausnahmefall korrigieren kann.
Beispiel: Eine Anfrage wird zur internen Aufgabe
Ein fiktiver Handwerksbetrieb möchte neue Website-Anfragen geordnet bearbeiten. Die ausgewählte Vorlage beschreibt Eingang, Prüfung und Zuweisung. Für die tatsächliche Umsetzung müssen aber die bestehenden Kontaktfelder und das verwendete Aufgabensystem berücksichtigt werden. Eine allgemeine Adresse kann etwa zu mehreren Ansprechpartnern gehören.
Ein begrenzter Auftrag könnte deshalb zunächst nur die Erfassung und interne Bereitstellung abdecken. Eine Antwort an den Interessenten bleibt vorerst beim Team. Mit WebArs wird geklärt, welche Anbindung dafür verfügbar ist und welche Prüfungen vor dem produktiven Einsatz nötig sind. Das Beispiel beschreibt eine Möglichkeit, kein fertiges Standardpaket.
Was eine gute Anfrage enthalten sollte
Nennen Sie die verwendete Vorlage, den heutigen Ablauf und das gewünschte Ergebnis. Eine kurze Liste der beteiligten Werkzeuge ist hilfreicher als der pauschale Wunsch nach einem automatisierten Unternehmen. Ergänzen Sie, welche Angaben häufig fehlen und an welcher Stelle Ihre Mitarbeiter heute nachfragen müssen.
Ein anonymisiertes Beispiel zeigt oft mehr als eine lange Funktionsliste. Echte Passwörter und vertrauliche Datensätze sind für die erste Einordnung nicht nötig. Zugriffe auf die beteiligten Systeme werden erst über einen passenden, abgestimmten Weg eingerichtet, wenn der technische Umfang geklärt ist.
Erst einen Ablauf stabil umsetzen, dann erweitern
Für den Start eignet sich eine wiederkehrende Aufgabe mit erkennbarem Eingang und Ergebnis. Bei WebArs lässt sich darauf aufbauend ein begrenztes Vorhaben besprechen. Festgelegt werden sollten auch die Übergabe, der Umgang mit Fehlern und die Zuständigkeit für spätere Änderungen.
Weitere Schritte können anschließend ergänzt werden, wenn die erste Umsetzung im eigenen Betrieb funktioniert. Eine Vorlage bleibt dabei wertvoll als gemeinsame Arbeitsgrundlage. Den geschäftlichen Nutzen bringt jedoch der passende Ablauf im Alltag: weniger unklare Übergaben und eine für das Team verständliche Bearbeitung, deren tatsächliche Wirkung nach dem Start geprüft wird.
Ihr nächster Schritt mit WebArs
Mehr zum Leistungsangebot: Automatisierung mit WebArs.